Архивная опись представляет собой своеобразный журнал учета, в котором регистрируются и описываются все дела и документы, отправляемые на хранение.
При составлении архивной описи следует быть особенно внимательным и аккуратным, ведь подобного рода описи являются самым главным звеном архивной «цепочки». В дальнейшем к ним обращаются при составлении различных архивных документов: справочников, указателей, обзоров, каталогов и других. В государственных, ведомственных и муниципальных архивах – это основной справочник в хранилищах. Составление архива – это, как курсы подготовки к гиа, - своеобразный и долгий процесс. Качественно составленная опись должна содержать: конечную запись, описательные статьи, заверительный документ и справочный лист по данной описи.
Опись единицы хранения
В государственных и муниципальных архивах опись единиц хранения является обычной и необходимой процедурой по составлению первичного справочника, с описанием содержания и состава всех находящихся на хранении экземпляров.
Архивная опись
Периодически во всех учреждениях и организациях, на производственных предприятиях организуют пересмотр архивных документов для того чтобы найти и отправить все закрытые дела на хранение в специализированные архивы. Отобранные дела тщательным образом проверяются и пересматриваются, подвергаются оценке экспертами и после этого описываются.
Для чего нужна архивная опись
Архивная опись требуется для полного учета фондов и их содержания. Для каждого типа дел и документов создается своя архивная опись, то есть: бумаги, отправленные на временное хранение, регистрируются в одном справочнике, а те, которые уйдет на постоянное хранение – в другом. Также в обязательном порядке проводится отдельная опись дел, имеющих личный состав, сюда относятся: судебные дела, всевозможные договора, сформированные дела особой ценности и подследственные дела.
Когда дела передаются в архив на хранение
Перед тем, как отправить на хранение все выявленные и отобранные документы, не требуется проходить курсы егэ, достаточно не забыть произвести их опись и составить акт. Сразу после этих действий документацию можно передавать в архивные склады.
Документация, подлежащая хранению в архивном учреждении
В архив передаются дела с незакончившимися сроками хранения, для которых была установлена значимость, а во время экспертизы был установлен временный или постоянный срок архивации.